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Titel
Text copied to clipboard!Empfangskoordinator
Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten Empfangskoordinator, der für die effiziente Organisation und Verwaltung des Empfangsbereichs verantwortlich ist. In dieser Rolle sind Sie die erste Anlaufstelle für Besucher, Kunden und Mitarbeiter und repräsentieren das Unternehmen professionell und freundlich. Zu Ihren Hauptaufgaben gehört die Begrüßung und Registrierung von Gästen, die Koordination von Terminen sowie die Verwaltung von Telefonanrufen und E-Mails. Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf am Empfang, koordinieren interne Abläufe und unterstützen verschiedene Abteilungen bei administrativen Aufgaben. Ein Empfangskoordinator trägt maßgeblich zur positiven Wahrnehmung des Unternehmens bei und sorgt für eine angenehme Atmosphäre. Wir erwarten von Ihnen Organisationstalent, Kommunikationsstärke und ein hohes Maß an Serviceorientierung. Wenn Sie gerne in einem dynamischen Umfeld arbeiten und den ersten Eindruck unseres Unternehmens mitgestalten möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Begrüßung und Betreuung von Besuchern und Gästen
- Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Kunden und Partnern
- Koordination und Verwaltung von Terminen und Besprechungsräumen
- Verwaltung der Empfangsbereiche und Sicherstellung eines ordentlichen Erscheinungsbildes
- Bearbeitung von Posteingang und -ausgang
- Unterstützung bei administrativen Aufgaben und internen Abläufen
- Koordination von Lieferungen und Dienstleistern am Empfang
- Pflege von Besucherlisten und Sicherheitsprotokollen
- Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zur Optimierung der Empfangsprozesse
- Organisation von kleinen Veranstaltungen und Meetings am Empfang
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Empfangs- oder Sekretariatsbereich von Vorteil
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch, weitere Sprachen von Vorteil
- Freundliches und professionelles Auftreten
- Organisationstalent und Multitasking-Fähigkeiten
- Sicherer Umgang mit MS Office und gängiger Bürosoftware
- Hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit
- Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Flexibilität und Belastbarkeit in einem dynamischen Arbeitsumfeld
- Grundkenntnisse in Sicherheits- und Hygienerichtlinien
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Wie gehen Sie mit schwierigen Besuchern oder Kunden um?
- Welche Erfahrungen haben Sie im Umgang mit Telefonanlagen und Bürosoftware?
- Wie organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag am Empfang?
- Wie stellen Sie sicher, dass alle Besucher ordnungsgemäß registriert werden?
- Wie reagieren Sie auf unerwartete Situationen oder Notfälle am Empfang?
- Welche Bedeutung hat für Sie Kundenservice im Empfangsbereich?
- Wie koordinieren Sie Termine und Besprechungsräume effizient?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
